【要約】「説明が上手い人」がやっていることを１冊にまとめてみた

説明する際は、まず相手が何を求めているのか、そしてその説明がどのような目的で行われるのかを明確にすることが重要です。

相手のニーズや期待に応えるための内容を選択し、伝えたいメッセージを的確に絞り込むことで、相手にとって価値のある情報提供が可能となります。

これは、相手に真摯に向き合い、効果的なコミュニケーションを図るための基礎となります。

ビジネスコミュニケーションにおいて、数字やデータを用いることは説得力を高める上で非常に有効です。

また、その際に「事実」と「解釈」を分けると良い。数字に基づいた「事実」は実際に起こった事柄(客観)、「解釈」は自分なりの考えや理解(主観)となります。

解釈だけで話すと売り上げが良いのか悪いのかという話て、「なんとなく良い」と言われるより、「現在〇件受注しているので良い」と言われた方が、伝わります。

結論を先に述べると相手に伝わりやすくなります。聞き手は初めから話の方向性を把握し、理解しやすくなります。

PREP法（ポイント、理由、例示、再度のポイント）を用いることで、説明内容を構造化し、相手に明確かつ迅速に伝わるよう工夫されます。たとえば、提案の際には、直接的に結論から入ることで、相手の興味を引き、議論を深めやすくなります。これは、説明を「速く、簡潔で、効率的」にするための有効な手法です。

説明が長くなりがちな人は、話の展開を「抽象から具体へ」という流れに沿って行うと良いでしょう。

これにより、相手に対して話の全体像を初めに提示することができ、その後の具体的な情報がより明確に理解されやすくなります。この方法は、相手の理解を助けるだけでなく、説明の効率を大きく向上させる効果があります。

効率的なコミュニケーションでは、話を1分以内に要約し、相手が未知の「差分」情報のみを提供することが重要です。

これは、相手の時間を尊重し、要点を迅速に伝えるためです。

さらに、相手のニーズを満たすために、相手の「理解度」と「期待値」に応じて内容を調整し、ニーズに合わせた説明を心がけることで、相手の理解と納得を得られる。